RP Quality Management

Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung

Mit Qualitätsmanagement-Systemen Prozesse verbessern:

Viele Unternehmen wollen ihre Prozesse verbessern und fragen sich, ob sie ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015 dabei unterstützen kann. Und wenn ja, wie soll dieses System am besten aufgebaut werden, um dies Ziel zu unterstützen und sich in das Unternehmen sinnvoll zu integrieren?

Hier hat es sich in einigen Verbesserungs-/Einführungsprojekten (z.B. nach der Six Sigma Methode - siehe Info: Six Sigma) gezeigt, dass es erstaunlicher Weise sinnvoll ist, erst einmal die Norm nur als Nebenbedingung zu beachten und sich auf die wesentlichen Faktoren im Unternehmen zu konzentrieren.

Der erste Schritt ist dabei immer eine klare und exakte Zieldefinition des Systems. Gemeinsam müssen die Unternehmensziele und die Art festgelegt werden, wie die Erreichung dieser Ziele gemessen wird.

Gleichzeitig werden die sogenannten Kernprozesse des Unternehmens definiert – dies sind alle Prozesse des Unternehmens, in denen die eigentliche Leistungserbringung für den Kunden erfolgt. Diese Prozesse starten mit den Kundenanforderungen, und legen fest, wie in den einzelnen Bearbeitungs-/Dienstleistungsprozessen im Unternehmen die Leistung für den Kunden erstellt wird. Das Ende eines Kernprozesses ist i.a. erst dann erreicht, wenn der Kunde seine Ware/Leistung vollständig erhalten hat, und auch die Abrechnung erfolgt ist.

 Im nächsten Schritt werden die für die Kernprozesse verantwortlichen Mitarbeiter identifiziert und mit ihnen und anderen Betroffenen gemeinsam überlegt, welche Prozesse hintereinander ablaufen und zusammen die Kernprozesse bilden. Hieraus entwickelt sich dann die Prozesslandschaft des Unternehmens. Bereits bestehende Dokumentation wird dabei direkt mit in das Modell – meist dargestellt mit normaler MS-Office Software - eingebaut, damit die Prozessaufnahme schnell und effizient erfolgt.

Als abschließenden Schritt bei der Prozessaufnahme der Kernprozesse steht die Überlegung, welche Kernprozesse welche Unternehmensziele unterstützen und welche Teile daraus genauer beobachtet werden müssen. Hier ist je nach aktueller Situation des Unternehmens darauf zu achten, zuerst die Messungen einzuführen bzw. das System nur um solche Messungen zu erweitern, die eine klare Verbindung zu den Unternehmenszielen haben.

 Der Vorteil der Betrachtung des Unternehmens mit Hilfe der Kernprozesse – im Gegensatz zu der abteilungsorientierten Sichtweise -, liegt darin, dass immer wieder sinnvoll hinterfragt werden kann, wie sich einzelne Schritte auf den Gesamtprozess auswirken. Dies führt zu einer Optimierung der Prozesse (bezogen auf die Unternehmensziele) statt zu einer Optimierung von Abteilungen/Bereichen.

Steht die Prozesslandschaft des Unternehmens, kann sich die Entwicklung in zwei Richtungen bewegen:

  • Erreichung der Zertifizierungsfähigkeit
  • Optimierung der Prozesse

 Ist das vorrangige Ziel die Erreichung der Zertifizierungsfähigkeit, werden die noch notwendigen unterstützenden Verfahren – alle Prozesse, die nicht zu den Kernprozessen gehören, aber mittelbar zum Erfolg des Unternehmens beitragen ( z.B. Wartung und Instandhaltung von Anlagen), und die sonstigen Prozesse, die nach der DIN EN ISO 9001:2015 notwendig sind – ebenfalls definiert, die Lücken zur Norm in den Kernprozessen besprochen und falls notwendig beseitigt.

Die Verbesserung der Prozesse erfolgt hier meist erst nach der erfolgreichen Zertifizierung. Ausnahmen sind die Punkte, die bei der Prozessaufnahme direkt auffallen und in einer gemeinsamen Entscheidung sofort umgesetzt werden können.

 Besteht das vorrangige Ziel hingegen in der Optimierung/Verbesserung von Prozessen, werden die Hauptprobleme/-Verbesserungsmöglichkeiten des Unternehmens aufgenommen und entsprechend der Auswirkungen auf die Unternehmensziele priorisiert. Die wichtigsten Punkte aus dieser Liste werden dann in einem strukturierten Vorgehen, das abhängig von den bisherigen Vorgehensweisen im Unternehmen gewählt wird, bearbeitet.

Beziehen sich die Verbesserungen auf unterstützende Verfahren, werden die Verfahren i.a. direkt mit aufgenommen. Ansonsten erfolgt die Dokumentation dieser Verfahren meist erst dann, wenn die Zertifizierung angestrebt wird.

 Die klaren Vorteile der oben beschriebenen Vorgehensweise liegen darin, dass man sich zuerst auf das Unternehmen selbst und die Prozesse konzentriert, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Sind diese sinnvoll beschrieben, werden in den meisten Unternehmen schon einige Punkte durch diesen Beschreibungsprozess selbst geregelt. So kann man ein System in der Sprache des Unternehmens aufbauen, dass auch von den Mitarbeitern akzeptiert und mitgetragen wird.

Meist stellt sich darüber hinaus bei der Entwicklung der Prozesslandschaft und der unterstützenden Verfahren heraus, was noch im Unternehmen geregelt werden sollte, damit das Unternehmen auch langfristig erfolgreich ist. Und dies sind meist schon fast alle Punkte, die in der DIN EN ISO 9001:2015 gefordert werden. Und damit kann die DIN EN ISO 9001:2015 im Unternehmen so eingeführt werden, wie es eigentlich richtig ist, als unterstützendes System.

 Und wie viel kostet so etwas? Dies ist natürlich stark abhängig von den Strukturen und den bisherigen Vorgehensweisen im Unternehmen.

Beispielsweise wurde in einem kleinen Unternehmensbereich (13 Mann) ein System bis zur Zertifizierungsfähigkeit in nur 16 Manntagen externem Berateraufwand aufgebaut.

In diesen 16 Manntagen wurde die gesamte Dokumentation gemeinsam mit dem betroffenen Unternehmen besprochen, vom externen Berater vollständig geschrieben und auch alle für die Zertifizierung notwendigen vorbereitenden Schritte ( wie z.B. Managementbewertungen und die notwendigen internen Audits) so weit möglich vom externen Berater durchgeführt. Darüber hinaus begleitete der Berater das Unternehmen natürlich auch beim eigentlichen externen Audit.

 Weitere Informationen zu der Vorgehensweise, wie ein System so in Ihrem Unternehmen eingeführt bzw. verbessert werden kann, erläutere ich Ihnen gern in einem persönlichen Gespräch.

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